Algunas de las herramientas que usamos en ómibu para mejorar la productividad, combinando trabajo en oficina y teletrabajo de manera eficiente. Estas aplicaciones nos ayudan a gestionar facturación, control horario, documentos, tareas de equipo, tiempo de trabajo y firma digital desde cualquier dispositivo.
Todas las herramientas que menciono funcionan en la nube, denominadas SaaS (Software as a Service).
Esto significa que te suscribes a un servicio online que puedes administrar desde cualquier lugar, garantizando seguridad, sincronización y productividad.
Holded – Software de gestión de facturación
Holded es un software completo para la gestión de facturación y finanzas de empresas y e-commerce. Permite:
- Emitir facturas: control de ingresos, cobros completos o parciales y seguimiento de pagos.
- Control de gastos: registro detallado de todos los gastos de la empresa.
- Facturas recurrentes: automatización para contratos y clientes habituales.
- Remesas B2B: generación de ficheros para domiciliación de recibos.
- Fijación de objetivos: seguimiento de metas de facturación por usuario o general.
- Informes detallados: cashflow, facturación por cliente y análisis financiero en tiempo real.
Holded también incluye CRM, gestión de proyectos, nóminas y control horario; nosotros solo usamos este último. Además, su soporte y app móvil permiten acceder a los datos en cualquier momento.
G Suite: gestión de documentos, correo y comunicación interna
G Suite (ahora Google Workspace) es un paquete de herramientas esenciales para empresas, permitiendo centralizar correo, documentos, calendarios y videollamadas. Todas las aplicaciones tienen versión móvil, permitiendo trabajar desde cualquier lugar.
Correo corporativo Gmail
- Inicio de sesión sencillo en cualquier dispositivo
- Seguridad de Google y baja tasa de spam
- Gestión de etiquetas y firmas personalizadas
Ventajas del correo corporativo G Suite:
- Puedes iniciar sesión desde cualquier dispositivo fácilmente, iniciando sesión en Gmail.
- Cuentas con la seguridad de Google y la buena tasa de rebote/spam a la hora de enviar emails.
- Interfaz del correo electrónico, fundamental. Configurable como la cuenta de de Gmail y, para mí, la mejor interfaz que existe en proveedores de email. Si tuviera que poner alguna pega, sería al buscador, considero que no funciona adecuadamente.
- Gestión de etiquetas internas.
- Sencilla integración de firmas de correo, e incluso firmas animadas o en HTML
Hangouts: chat interno
- Comunicación rápida y directa dentro del equipo
- Evita el uso de WhatsApp o chats externos que afectan la productividad
- Alternativa futura: Slack
G Drive: documentos en la nube
El almacenamiento de los documentos y la gestión de los mismos en la nube, es mucho más productiva, segura (siguiendo las medidas de prudencia) y accesible (además de más sostenible).
- Acceso a todos los documentos desde cualquier lugar
- Compartición de archivos entre el equipo
- Sin necesidad de almacenamiento físico
- Sincronización con escritorio para trabajar offline
Paquete ofimático
Olvídate de instalar en tu ordenador paquetes de ofimática, permíteme… que insista, ¡trabaja en la nube!. Hojas de cálculo, documentos de texto que luego puedes descargar en formato PDF, presentaciones, formularios…
Todo lo tienes en el mismo panel de administración de G Suite.
- Documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios
- Todo gestionado desde la nube, sin instalar software adicional
Meet, herramienta para videollamada
Ahora que está tan ‘de moda’ la videollamada por fuerza mayor (evolución que considero híper positiva para el mercado), vengo a hablaros de meet.
Existen muchas herramientas magníficas para esta función, entre otras Zoom, Whereby, Skype… yo me quedo con Meet. ¿Por qué? Principalmente porque es una herramienta súper completa y segura que me permite:
- Mantener videollamadas de hasta, 30 personas.
- Cuenta con toda la garantía y seguridad de Google.
- Permite inicios de sesión rápidos.
- Permite compartir pantalla y grabar la reunión, que posteriormente se te envía a tu cuenta de G Drive.
- Tiene app móvil.
Pero además, porque considero importante centralizar el uso de las herramientas, es decir que considero mucho más productivo utilizar esta herramienta que ya está incorporada en mi entorno de trabajo y a la cual puedo acceder iniciando sesión a mi cuenta Gmail.
Calendar: calendario compartido
- Sincronizado con email, Meet y herramientas de gestión de tareas
- Configuración de eventos con invitados, enlaces y descripciones
- Facilita la organización y reduce llamadas y mensajes innecesar
Panel de administración
Además de la posibilidad de gestión de herramientas de Google a través de cuentas de empresa: YouTube, Google Business Profile, Analytics, Google Ads, etc., una de las ventajas fundamentales para usuarios torpes como yo y sin conocimientos de informática, es la de controlar de forma sencilla los correos electrónicos y la gestión de los usuarios.
Las herramientas digitales, como Holded y G Suite, permiten automatizar procesos, centralizar información y mejorar la productividad, tanto en oficina como en teletrabajo. No solo reducen errores y optimizan el tiempo, sino que facilitan la coordinación del equipo y la toma de decisiones.
La tecnología potencia el talento humano: su valor está en cómo la usamos para optimizar procesos, reducir costes y hacer que la empresa sea más ágil, eficiente y competitiva en la era digital.
