Hola amigos, hoy voy a hablaros de algunas de las herramientas que usamos en ómibu para conseguir una mayor productividad laboral y para hacer convivir perfectamente el trabajo en oficina con el teletrabajo sin ningún tipo de trauma.
A lo largo del artículo explicaré, por orden, las herramientas que utilizamos en nuestro equipo para la gestión de facturación, de control horario, gestión de documentos, gestión de tareas de equipo, medición del tiempo de cada tarea y firma digital a través de tu móvil.
Como es un tema bastante largo, lo dividiré en 2 artículos, este es el primero. Para el siguiente dejaré mi aplicación favorita sin duda, asana, y otras herramientas como Clockify, Firmafy y el uso del CRM.
Todas estas herramientas que te voy a proponer funcionan directamente en la nube, denominadas como SaaS (Software as a Service), ya que te suscribes y recibes un servicio, en la nube, que tú has de auto-administrar y que es accesible desde cualquier dispositivo que cuente con internet.
¿Qué aporta el uso de estas herramientas en nuestro equipo? Sin duda, seguridad, rapidez, efectividad, sincronización, tranquilidad… productividad en definitiva.
A continuación, enumero las herramientas que utilizamos para conseguir una mayor productividad en la empresa y estar totalmente adaptados a la transformación digital.
Holded – Software de gestión de facturación
Es una herramienta súper completa. Te permite gestionar toda la facturación de tu empresa a través de un panel, de forma profesional y con planes muy competitivos (partiendo desde el free). Es perfecto tanto para empresas de gran facturación como para pequeñas start ups y, ojo, también para e-commerce ya que cuenta con integración con PrestaShop, WooCommerce, Shopify, Amazon… pero eso es harina de otro costal.
Aquí puedes ver brevemente el detalle de los planes:
¿Para qué usamos Holded en ómibu?
- Emisión de facturas, control de ingresos y caja. Generación de facturas, control de cobros, completos o parciales, tracking para saber si el cliente ha abierto el correo con la factura o no, vista inmediata de tus facturas cobradas, pendientes de cobro, vencidas, etc. En definitiva, un control absoluto y exhaustivo de la facturación de la empresa así como de la caja (o diferentes cajas perfectamente sincronizadas con tus bancos a tiempo real) y de la situación financiera de la empresa.
- Control de gastos y compras. Al igual que con la facturación, puedes incluir con todo detalle todos los gastos de la compañía.
- Generar facturas recurrentes y automatizarlas. Esta funcionalidad, para nosotros es vital. Es cierto que cada negocio es un mundo, pero considero que si implementamos la automatización en los procesos (casi siempre, se puede), conseguiremos una mayor productividad y libertad mental para poder hacer lo que realmente nunca podrá hacer una máquina, la creatividad, la resiliencia en momentos de evolución… es por esto que consideramos una funcionalidad magnífica la generación de facturas recurrentes. En nuestro caso, en el momento de la firma del contrato, generamos la recurrencia y, si hay algo que modificar manualmente, el programa te lo permite.
- Generación de remesas B2B. Como muchos otros programas de gestión empresarial, Holded te permite generar un fichero para domiciliar los recibos en un sólo click. Ojo, admito que yo mismo estuve más de un año haciendo esta tarea uno por uno, lo que me llevó a: errores, ya que intervenía el factor humano y pérdida impresionante de tiempo. Hoy doy gracias a mi equipo que me enseñó a implementar esta medida.
- Fijación de objetivos. Permite fijar objetivos de facturación mensuales así como por usuario. Una funcionalidad muy práctica para ver de forma inmediata la distancia real sobre el objetivo marcado o, por ejemplo, tu punto de equilibrio en cuanto a facturación.
- Resumen del cliente. Existe un resumen del cliente (al que el mismo cliente puede acceder sin problema), que detalla toda la evolución a nivel económico del mismo así como sus datos de facturación, bancarios y de contacto.
- Informes detallados: importe medio de cliente, facturación por cuenta, consulta inmediata del cashflow, nivel de facturación en tiempo real, detallado por meses, años o períodos personalizados. Está muy bien tener todo controlado pero, ¿de qué nos sirve si no dedicamos un momento a pensar sobre los resultados?
La herramienta además, cuenta con CRM, gestión de proyectos, gestión de nóminas y equipo y control horario. Nosotros sólo usamos de estas características el control horario, ya que consideramos que para el resto de áreas, hay herramientas mucho más especializadas. Ojo, eso no significa que no funcionen magníficamente en Holded.
Alguna vez me han preguntado alternativas a Holded y, en ese caso, podría hablaros de Eactivo, una herramienta muy similar pero con aspectos diferentes.
Último detalle importantísimo sobre Holded, cuentan con un servicio de soporte y atención al cliente mediante chat magnífico. Cuenta con app móvil para acceder en cualquier momento a tus datos de facturación o si está en línea tu equipo y ya ha ‘fichado’.
Si estás pensando en contratar Holded, puedes aprovecharte de nuestro código de afiliados gracias al cual te ahorrarás 50 € y, nosotros, también en nuestra factura mensual de holded 😛 así que por el bien de los dos, ¡pincha en el enlace!
G Suite – Gestión de documentos y correo electrónico
Probablemente estés muy familiarizado con Gmail, pero no conozcas GSuite. Estoy seguro que, después de leer estas líneas, vas a sentir un sentimiento agridulce entre: ¿Cómo no lo usé antes? y ¡por lo menos ya lo conozco!
Para mí, un sistema de trabajo absolutamente fundamental. Reconozco que soy una persona bastante friki en cuanto a procesos, he utilizado muchas herramientas y, la verdad, algunas las podrías sustituir por otras pero esta es un pilar base. Como yo lo defino, G Suite es un paquete de herramientas desarrolladas en el entorno de Google que posibilitan tu cuenta de empresa o tu dominio de empresa, a todos los niveles, como una cuenta de Google, con todo lo que ello conlleva en cuanto a: seguridad, facilidad de sincronización, respuesta de servidores, tasa de no rechazo del email, facilidad de inicio de sesión, paquete de almacenaje de documentos compartidos en G Drive, calendarios compartidos… etc. Que detallaré a continuación. Por lo tanto, no me extiendo más y detallo las diferentes herramientas que utilizamos en ómibu del paquete G Suite.
Importante resaltar que todas las herramientas del paquete G Suite tienen formato app nativa para móviles, lo que nos permite acceder de forma instantánea y nos permite hacer prácticamente lo mismo a través del móvil que desde el ordenador (no todo).
Correo electrónico 
Bajo mi experiencia, sobretodo con clientes, el correo es uno de los aspectos que más ‘estrés innecesario’ genera en algunas compañías que no están muy adaptadas a la digitalización. Muchas veces me han pedido ayuda angustiados: ‘Aadel, tengo un problema, tengo el servidor local en la oficina pero necesito ver un correo y no estoy en la oficina ahora mismo.’, o también ‘¿Me puedes ayudar a configurar mi correo corporativo en mi móvil?’. Todo esto se ha acabado con la gestión de correo de G Suite. Como he mencionado antes, es una cuenta de gmail a todos los niveles, con el distintivo en la esquina superior de G Suite (o puedes customizarlo con el logo de tu empresa).
Ventajas del correo corporativo G Suite:
- Puedes iniciar sesión desde cualquier dispositivo fácilmente, iniciando sesión en Gmail.
- Cuentas con la seguridad de Google y la buena tasa de rebote/spam a la hora de enviar emails.
- Interfaz del correo electrónico, fundamental. Configurable como la cuenta de de Gmail y, para mí, la mejor interfaz que existe en proveedores de email. Si tuviera que poner alguna pega, sería al buscador, considero que no funciona adecuadamente.
- Gestión de etiquetas internas.
- Sencilla integración de firmas de correo, e incluso firmas animadas o en HTML
Elección ganadora, sin duda.
Hangouts, chat interno 
Hangouts es un chat que puedes usar dentro de la misma vista del correo electrónico, a través de una extensión de Chrome o bien descargarlo como programa de escritorio. Mi recomendación es hacerlo a través del mismo email.
En ómibu, tenemos como indicación comunicarnos a través de Hangouts para las tareas o cuestiones urgentes, totalmente ‘desaconsejado’ (por no usar otra palabra jaja) WhatsApp o herramientas de chat similares, consideramos que afectan negativamente a la productividad.
Estamos satisfechos con Hangouts pero es cierto que estamos considerando apostar por Slack para esta función de comunicación interna más urgente.
G Drive, gestión de documentos compartida 
El siguiente concepto es importante para cualquier empresa que quiera estar actualizada y digitalizada. El almacenamiento de los documentos y la gestión de los mismos en la nube, es mucho más productiva, segura (siguiendo las medidas de prudencia) y accesible (además de más sostenible). Cuando cambié el concepto mental de trabajar en escritorio a trabajar en la nube, me costó, pero luego simplifiqué al siguiente concepto, que me ayudó:
El escritorio de ‘toda la vida’ con carpetas en el ordenador, es el escritorio que hay en la nube, con las mismas carpetas y orden que quieras darle.
Hecha esta aclaración, paso a detallarte las bondades de esta herramienta:
- Acceso a todos los documentos desde cualquier lugar con conexión a internet.
- No almacenaje físico innecesario de documentos.
- Acceso compartido a documentos por parte del equipo.
- Acceso rápido a documentos frecuentes.
Google drive también cuenta con una versión escritorio para que, si sigues queriendo trabajar desde el mismo, se sincronice directamente con la nube.
Paquete ofimática
Olvídate de instalar en tu ordenador paquetes de ofimática, permíteme… que insista, ¡trabaja en la nube!. Hojas de cálculo, documentos de texto que luego puedes descargar en formato PDF, presentaciones, formularios… Todo lo tienes en el mismo panel de administración de G Suite.
Meet, herramienta para videollamada 
Ahora que está tan ‘de moda’ la videollamada por fuerza mayor (evolución que considero híper positiva para el mercado), vengo a hablaros de meet.
Existen muchas herramientas magníficas para esta función, entre otras Zoom, Whereby, Skype… yo me quedo con Meet. ¿Por qué? Principalmente porque es una herramienta súper completa y segura que me permite:
- Mantener videollamadas de hasta, 30 personas.
- Cuenta con toda la garantía y seguridad de Google.
- Permite inicios de sesión rápidos.
- Permite compartir pantalla y grabar la reunión, que posteriormente se te envía a tu cuenta de G Drive.
- Tiene app móvil.
Pero además, porque considero importante centralizar el uso de las herramientas, es decir que considero mucho más productivo utilizar esta herramienta que ya está incorporada en mi entorno de trabajo y a la cual puedo acceder iniciando sesión a mi cuenta Gmail.
Calendar, calendario compartido 
La gestión de la agenda, personalmente, es muy cómoda tenerla a través de un calendario, ya sea para reuniones propias o externas.
En nuestro equipo, además de tenerlo sincronizado tanto con email, con meet para videollamadas, también lo tenemos para herramientas de gestión interna de equipo, como es asana.
Un uso práctico de calendar es la sección de invitados, lugar de reunión, descripción interna y enlace de meet.
Como se puede ver en la imagen, es muy configurable y, rellenar los campos te ‘ahorran’ llamadas innecesarias de: ¿Dónde es la reunión?¿Cuál es el enlace para entrar en la videollamada?¿Quiénes deben asistir?.
Todas esas preguntas vienen descritas en el mismo evento, lo cual nos evita mucho tiempo de llamadas y chats, como he comentado. Además, si alguien no puede asistir simplemente debe rechazar el evento, proponer nueva fecha incluso y consultando en tiempo real la disponibilidad de agenda de los participantes, si así lo han configurado.
Panel admin G Suite
Además de la posibilidad de gestión de herramientas de Google a través de cuentas de empresa: YouTube, Google My Business, Analytics, Google Ads, etc., una de las ventajas fundamentales para usuarios torpes como yo y sin conocimientos de informática, es la de controlar de forma sencilla los correos electrónicos y la gestión de los usuarios.
Primera vista del panel
Vista de panel de usuarios
¿Qué coste tiene la licencia G Suite?
Como todo, depende del plan pero, aproximadamente, sobre unos 5 €/mes por cuenta activa que incluye todo el paquete de aplicaciones y 30 GB de memoria por cuenta.
Además de todas estas ventajas tengamos en cuenta que, sobretodo en nuestro mercado, Google manda, en cuanto a buscadores y también en cuanto a cuentas de correo, dispositivos android, etc. Esto significa que probablemente tengas una alta compatibilidad con casi cualquier persona a la que quieras invitar mediante tu calendario de Google y, si no lo es, también se puede sincronizar. Creo es importante tenerlo en cuenta.
Reflexión final. Para mí, esto es como todo. Herramientas hay infinitas, lo que marca la diferencia es cómo decidimos utilizarlas y un buen uso de estas herramientas o muchas otras te harán ser mucho más competitivo por facilidad de adaptación, capacidad de análisis y control, reducción de costes y productividad en tu día a día y en el de tu equipo.
Nos apasiona nuestro trabajo así que, si consideras que podemos ayudarte integrando estas y otras muchas más herramientas de productividad para transformar digitalmente tu empresa y automatizar procesos, rellena el formulario a pie de página y ¡hagamos magia juntos! 🙂
